Was tun bei Abweichungen der Auslastungsanzeige und dem tatsächlichen Obligo – Ursachen, Lösungen und Besonderheiten
Kurzüberblick
In diesem Artikel erfahren Sie, wie es zu Abweichungen zwischen der Auslastungsanzeige des Avallinienmanagements und ihrem tatsächlichen Obligo kommen kann und wie Sie diese beheben. Außerdem finden Sie Hinweise zu Besonderheiten bei Bürgen und eine FAQ.
💡 Voraussetzung
Sie benötigen Zugriff auf Trustlog und die relevanten Kreditverträge sowie Bürgschaftsdaten.
Inhalt dieser Seite
Mögliche Ursachen und Lösungen
Wenn Sie eine Abweichung zwischen dem Obligo Ihres Bürgen und den in Trustlog angezeigten Informationen feststellen, können folgende Punkte die Ursache sein. Prüfen Sie diese Schritt für Schritt:
1. Vergleich der Anzahl aktiver Bürgschaften
Überprüfen Sie, ob die Anzahl der aktiven Bürgschaften in Trustlog mit Ihrem Obligo übereinstimmt.
| Prüfung | Lösung |
|---|---|
| Stimmt die Anzahl der aktiven Bürgschaften? Über die Bürgschaftsliste können Sie mithilfe von Filtern (Bürge, Status) und der Seitenangabe unten rechts schnell erkennen, ob Bürgschaften fehlen oder zu viele vorhanden sind. | Sollten es zu viele Bürgschaften sein, kann das daran liegen, dass Bürgschaften noch nicht ausgebucht wurden. Rufen Sie bitte hierfür die betroffene Bürgschaft auf und setzen Sie manuell den Status auf Enthaftet. Sollten Bürgschaften fehlen, lohnt es sich auch die nachfolgenden Punkte überprüfen. |
2. Sind alle relevanten Kreditverträge erfasst?
Es müssen alle Kreditverträge (Versicherungsscheinnummern) verknüpft sein, die für die Ermittlung der Obligostände relevant sind. Fehlende Kreditverträge verhindern die automatische Übertragung von Bürgschaften durch VHV und R+V. Wenn ein Kreditvertrag nicht in Trustlog angelegt ist, können die dazugehörigen Bürgschaften nicht erscheinen – das führt zu einer falschen Auslastung.
| Prüfung | Lösung |
|---|---|
| Ist der Kreditvertrag in Trustlog vorhanden? | Kreditvertrag anlegen, damit Bürgschaften übertragen werden. |
3. Sind alle relevanten Tochtergesellschaften oder Niederlassungen korrekt hinterlegt?
Alle abrufberechtigen Unternehmen bzw. Mitversicherungsnehmer müssen auf Trustlog hinterlegt und entsprechend verknüpft werden, damit die automatische Übertragung des Avalbestands erfolgen kann.
| Prüfung | Lösung |
|---|---|
| Ist das Unternehmen im Kreditvertrag hinterlegt? | Fehlende Unternehmen ergänzen. |
| Ist die Freigabe durch VHV/R+V erfolgt? | Nach Freigabe erfolgt automatische Übertragung. |
4. Verknüpfung von Kreditvertrag und Bürgschaften prüfen
Fehlende Verknüpfungen können zu fehlerhafter Auslastungsanzeige führen.
| Prüfung | Lösung |
|---|---|
| Sind Bürgschaften mit dem Kreditvertrag verknüpft? | Aktion Bürgschaften zuordnen im Kreditvertrag nutzen |
5. Status der Bürgschaften überprüfen
Bürgschaften, die außerhalb von Trustlog enthaftet oder zurückgegeben werden (Papier- oder PDF-Bürgschaften) müssen auf Trustlog manuell auf "Enthaftet" gesetzt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Bürgschaftsdaten nicht automatisch vom Bürgen übermittelt werden (wie derzeit bei R+V und VHV).
| Prüfung | Lösung |
|---|---|
| Liegt eine Enthaftung vor? | Status manuell aktualisieren |
| Liegt eine Teilenthaftung vor? | Der neue, reduzierte Bürgschaftsbetrag muss hinterlegt werden. Der Status bleibt unverändert, da die Bürgschaft weiterhin aktiv ist. |
Übersicht: Ursachen & Lösungen
| Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|
| Zu viele aktive Bürgschaften | Status manuell auf Enthaftet setzten |
| Fehlende Bürgschaften | Prüfen: Kreditverträge vollständig? |
| Kreditvertrag fehlt | Kreditvertrag in Trustlog anlegen |
| Unternehmen nicht hinterlegt | Unternehmen im Kreditvertrag ergänzen |
| Bürgschaften nicht verknüpft | Aktion Bürgschaften zuordnen im Kreditvertrag nutzen |
| Status nicht aktuell (z. B. Teilenthaftung) | Status manuell aktualisieren |
Besonderheiten bei den Bürgen
1. Übersicht: 
Digitale Bürgschaft vs. nicht‑digitale Bürgschaft
Die Pflege von Bürgschaften in Trustlog hängt davon ab, ob es sich um digitale oder nicht-digitale Bürgschaften handelt.
| Typ | Beschreibung | Aktualisierung | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Digitale Bürgschaften | Digitale Bürgschaften (erkennbar am blauen Haken in der Bürgschaftsliste) werden automatisch übertragen und aktualisiert. | Automatisch | Keine Aktion erforderlich |
| Nicht-digitale Bürgschaften | Nicht-digitale Bürgschaften müssen manuell gepflegt werden, wenn sich außerhalb von Trustlog etwas ändert (z. B. Enthaftungen, Teilenthaftungen). | Manuell | Änderungen wie Enthaftungen selbst eintragen |
2. R+V – Automatische Übertragung mit Einschränkungen
Bei der R+V erfolgt die Übertragung der ausgestellten Bürgschaften automatisch.
Dies betrifft:
- Mängelgewährleistung
- An- und Vorauszahlung
- Vertragserfüllung
- Ausführungsbürgschaften
Geänderte Bürgschaften werden derzeit noch nicht übertragen.
| Prüfung | Lösung |
|---|---|
| Gehört die Bürgschaft zur R+V und erfüllt die Kriterien? | Automatische Übertragung erfolgt |
| Wurde eine Änderung außerhalb von Trustlog vorgenommen? | Status manuell aktualisieren |
3. VHV – Vollständige Übertragung aller debitorischen Bürgschaften
Bei der VHV werden alle debitorischen Bürgschaften für Sie übertragen.
- Änderungen (z. B. Statusänderungen) müssen manuell in Trustlog gepflegt werden.
| Prüfung | Lösung |
|---|---|
| Gehört die Bürgschaft zur VHV? | Automatische Übertragung erfolgt |
| Wurde eine Änderung außerhalb Trustlog vorgenommen? | Status manuell aktualisieren |
4. Weitere Bürgen/Avalgeber, die an Trustlog angebunden sind
Dies betrifft Bürgschaften der Atradius, AXA, ERGO, Gothaer, Tokio Marine, Württembergische und Zurich.
- Bei folgenden Avalgebern erfolgt derzeit noch keine Übrtragung der Bürgschaftsdaten über Schnittstelle:
| Prüfung | Bürgen | Lösung |
|---|---|---|
| Ist der Bürge angebunden? | Atradius, AXA, ERGO, Gothaer, Tokio Marine, Württembergische und Zurich | Manuelle Pflege der Bürgschaften |
| Wurde eine Änderung außerhalb Trustlog vorgenommen? | Atradius, AXA, ERGO, Gothaer, Tokio Marine, Württembergische und Zurich | Manuelle Pflege ist erforderlich |
- Beantragung von Bürgschaften in der Trustlog-Plattform:
- Sie müssen sich nicht in mehreren Portalen für die Beauftragung von Bürgschaften einloggen, sondern können das bequem in Trustlog vornehmen.
- Bürgschaftsaufträge, die in der Trustlog‑Plattform gestellt werden, werden automatisch in der Avallinie berücksichtigt.
| Prüfung | Bürgen | Lösung |
|---|---|---|
| Wurde eine Bürgschaft in der Trustlog-Plattform beauftragt? | ERGO, Gothaer, Tokio Marine, Württembergische und Zurich | Automatische Verknüpfung mit der Avalinie |
| Wurde eine Bürgschaft in den Kreditportalen der Bürgen beauftragt? | Atradius, AXA, ERGO, Gothaer, Tokio Marine, Württembergische und Zurich | Manuelle Pflege ist erforderlich |
Atradius: Derzeit können keine Bürgschaftsaufträge über Trustlog an Atradius übermittelt werden. Sobald die Auftragsstellung aktiv ist, werden wir hierüber informieren. Beauftragen Sie bitte bis auf weiteres im Kreditversicherungsportal der Atradius.
AXA: Derzeit können keine Bürgschaftsaufträge über Trustlog an AXA übermittelt werden. Beauftragen Sie bitte bis auf weiteres im Online-Portal der AXA.
5. Bürgen/Avalgeber, die nicht an Trustlog angebunden sind
- Bürgschaften müssen manuell hinzugefügt werden.
- Änderungen (z. B. Enthaftungen, Teilenthaftungen) müssen manuell gepflegt werden.
- Kostenpflichtige Unterstützung möglich, wenn ganze Obligolisten übernommen werden sollen.
| Prüfung | Lösung |
|---|---|
| Fehlt eine Bürgschaft in Trustlog? | Bürgschaft manuell hinzufügen oder kostenpflichtige Unterstützung nutzen |
| Wurde eine Änderung außerhalb Trustlog vorgenommen? | Status manuell aktualisieren |
💡 Merke
Eine 
wird automatisch aktualisiert. Nicht digitale Bürgschaften müssen manuell gepflegt werden.
Zusammenfassung
Prüfen Sie regelmäßig Ihre Kreditverträge, Bürgschaften und deren Status in Trustlog. Digitale Bürgschaften sind automatisch aktuell, nicht digitale müssen manuell gepflegt werden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie erkenne ich digitale Bürgschaften?
Alle digitalen Bürgschaften sind im Bürgenlogo in der Bürgschaftsliste durch einen blauen Haken gekennzeichnet. Digitale Bürgschaften werden automatisch übertragen und aktualisiert.
Was mache ich, wenn eine Bürgschaft außerhalb von Trustlog geändert wurde?
Bei Papierbürgschaften und PDF-Bürgschaften müssen Änderungen manuell in Trustlog nachgetragen werden. Auf der Detailansicht der Bürgschaft können Sie den Status über das Stift‑Icon anpassen – vorausgesetzt, Sie verfügen über die entsprechenden Bearbeitungsrechte.
Kann ich Bürgschaften nachträglich hinzufügen?
Ja, dies ist jederzeit möglich.
Auf Wunsch unterstützen wir Sie auch bei der Übernahme größerer Listen.
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