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Aufträge

Zweitprüfung

Zweitprüfung für Aufträge

Das 4-Augen-Prinzip stellt sicher, dass die Beauftragung einer Bürgschaft nicht von einer einzelnen Person allein durchgeführt wird.

Stattdessen erfolgt eine zusätzliche Prüfung durch eine zweite Person, bevor der Bürgschaftsauftrag zur Weiterleitung an den Bürgen freigegeben wird. So werden Fehler reduziert und die Qualität sowie Sicherheit der Prozesse erhöht.

1. Aktivierung und Rollenkonfiguration Administrator

Aktivierung der Zweitprüfung

Administratoren des Auftragnehmers können die Nutzung des 4-Augen-Prinzips aktivieren oder deaktivieren.

Bei der Aktivierung wird der Administrator durch einen geführten Einrichtungsprozess geleitet, um die Zweitprüfung für das Unternehmen vollständig zu konfigurieren. Dazu gehört:

• die Vergabe der erforderlichen Berechtigungen an bestehende Rollen oder
• die Anlage einer neuen Rolle einschließlich der Zuordnung der entsprechenden Nutzer

Berechtigungen konfigurieren Menüpunkt 'Nutzer und Rollen'

Aufträge

✅ Zweitprüfung durchführen

2. Bürgschaft beauftragen (Erstprüfer)

1. Ablauf im System

   1. Navigieren Sie in das Menü Aufträge
   2. Starten Sie den Prozess über die Schaltfläche „Bürgschaft beauftragen“
   3. Durchlaufen Sie den bekannten Prozess zur Erstellung des Bürgschaftsauftrags

   💡 Eine detaillierte Beschreibung zur Erstellung von Bürgschaftsaufträgen finden Sie hier.

2. Zweitprüfung konfigurieren

   Im Verlauf des Prozesses legen Sie fest, wer die Zweitprüfung übernimmt.

   Wählen Sie aus, wer die Zweitprüfung durchführen soll:

   • Alle berechtigten Nutzer
   • Einen konkreten Nutzer mit dem erforderlichen Recht
3. Auftrag prüfen und übergeben

   Vor dem Absenden überprüfen Sie Ihre Eingaben anhand der Bürgschaftsvorschau.

   • Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig
   • Starten Sie anschließend die Prüfung über die Schaltfläche
     „Zweitprüfung beauftragen“

   Nach dem Absenden wird automatisch eine Prüfaufgabe erstellt.

   Systemrückmeldung:

   • „Der Auftrag wurde erfasst und die Zweitprüfung beauftragt.“

   Der Auftrag wechselt anschließend in den Status „Zweitprüfung“.

3. Auftrag prüfen (Zweitprüfer)

1. Aufgabe aufrufen

   • Sie erhalten eine neue Aufgabe im Menü Aufgaben
   • Titel der Aufgabe: „Auftrag prüfen (Zweitprüfung)“
   • Öffnen Sie die Aufgabe zur Bearbeitung
2. Auftrag prüfen

   • Prüfen Sie die Auftragsdaten sowie den Avaltext sorgfältig
   • Bestätigen Sie die Prüfung über „Weiter“
3. Entscheidung treffen

   Sie haben folgende Optionen:

   • Auftrag freigeben
     Der Bürgschaftsauftrag wird unverändert akzeptiert und anschließend an den Bürgen übermittelt

   • Auftrag ablehnen
     Der Auftrag wird abgelehnt

     • Angabe eines Ablehnungsgrundes im nächsten Schritt erforderlich
     • Eine Korrekturschleife gibt es nicht: Der Ersteller sieht den Kommentar und muss bei Bedarf einen neuen Auftrag erstellen
     • Alle Erstprüfer bzw. Ersteller mit dem Recht „Aufträge einreichen" erhalten automatisch eine Mitteilung über die Ablehnung