Organisieren Sie Ihre ablaufenden Bürgschaften
Mit unserer Funktion Ablaufdatum können Sie ganz einfach einen Termin festlegen, an dem Sie eine Erinnerung über den Ablauf der Bürgschaft bekommen.
ℹ️ Schon gewusst?
Nutzen Sie die Funktion Ablaufdatum, um schon vor dem Ablauf der Bürgschaft eine Mängelprüfung zu planen.
Das steckt dahinter
Bei der Beantragung der Bürgschaft wird das voraussichtliche Ablaufdatum i.d.R. vom Auftragnehmer angegeben. Da das voraussichtliche Ablaufdatum nicht Bestandteil der Bürgschaft ist, können Sie es bei Bedarf anpassen.
Und hier kommt die Funktion Ablaufdatum ins Spiel: Sie können sich nun selbstständig eine Erinnerung an die Bürgschaft setzen und sich zur Wiedervorlage an einem von Ihnen gewählten Stichtag erinnern lassen.
💡Wichtig
Die Bürgschaftsrückgabe bzw. Enthaftung erfolgt im Übrigen ausschließlich durch Ihre ausdrückliche Aktion und niemals automatisiert.
Immer einen Schritt voraus
✓ Alle ablaufenden Bürgschaften auf einen Blick
Fragen Sie sich: Wann ist es Zeit, die Bürgschaft zurück zu geben?
Bei einer großen Menge an Bürgschaften, können Sie übersichtlich filtern, wann welche Bürgschaft als nächstes freigegeben werden kann.
✓ Einfache Organisation Ihrer Mängelprüfung
Die Mängelabnahme kann mit Ihrem Team bzw. der Bauleitung vorbereitet und geplant werden.
Das Teilen der Bürgschaft mit der Bauleitung, macht die Abstimmung sehr effizient und kann direkt innerhalb der Trustlog Plattform vorgenommen werden.
✓ Halten Sie Ihre Projekte immer aufgeräumt
Nach der Mängelprüfung und erfolgreichem Projektabschluss, kann die Bürgschaft sofort im System enthaftet werden.
Das hält Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt und Ihre Nachunternehmer werden es Ihnen danken.
✓ Datenzusammenhänge dauerhaft verstehen
Mit selbstständig gesetzten Erinnerungen können Sie sich die Bürgschaften auf Wiedervorlage legen.
Zusammen mit der Kommentarfunktion behalten Sie auch in weiter Zukunft den Überblick und das Detailwissen zu jeder einzelnen Bürgschaft.
So einfach ist die Funktion Ablaufdatum zu verwenden
Schritt 1️⃣
Anpassung des voraussichtlichen Ablaufdatums
Ist initial kein Ablaufdatum gesetzt oder ändert sich das voraussichtliche Ablaufdatum im Laufe des Projekts, kann im Feld Voraussichtl. Ablauf ein eigenes Datum gesetzt werden.
Schritt 2️⃣
Neues Datum eingeben und speichern
Das Datum kann nun bearbeitet und gespeichert werden.
Schritt 3️⃣
Die Änderung wird in der Historie protokolliert
Die erfolgreiche Speicherung des neuen Ablaufdatums wird sowohl als Hinweis (grüner Banner) als auch in der Historie angezeigt. Das Ablaufdatum kann jederzeit geändert werden.
Schritt 4️⃣
Sie erhalten am Tag des Ablaufs automatisch eine Mitteilung von Trustlog
Am Stichtag wird eine automatische Mitteilung generiert und auf der Plattform angezeigt, sowie optional als Email gesendet. Über den Button Mitteilung öffnen gelangen Sie direkt zur Mitteilung auf der Trustlog Plattform.
Schritt 5️⃣
Mitteilungsliste einsehen
Auf der Plattform finden Sie im Menü Mitteilungen die Bürgschaft, deren voraussichtliches Ablaufdatum erreicht ist.
Schritt 6️⃣
Mitteilungsdetails aufrufen
Die von Trustlog generierte Mitteilung wird zusammen mit den Bürgschaftsdaten übersichtlich dargestellt. Aus dieser Ansicht kann die Bürgschaft direkt geöffnet werden.
Schritt 7️⃣
In Projekten nach dem Ablaufdatum sortieren
Um die nächste ablaufende Bürgschaft für ein bestimmtes Bauprojekt zu finden, navigieren Sie zur Projektansicht und sortieren die Spalte Ablauf nach Datum. So können Sie schnell feststellen, welche Bürgschaft als nächstes abläuft.
Fazit
Behalten Sie den Überblick
Die Funktion Ablaufdatum wurde entwickelt, um Sie bei der Organisation Ihrer ablaufenden Bürgschaften zu unterstützen. Nutzen Sie diese Funktion noch heute, um Ihre Abläufe zu optimieren und Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern.
Ihr Feedback ist uns wichtig: So helfen Sie uns, besser zu werden
Kontaktieren Sie uns: Wir freuen uns auf Ihre Fragen und Anregungen