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Dann füllen Sie unsere Teilnehmer-Vereinbarung sowie das Formular Administrator aus und starten mit der Digitalisierung der Bürgschaftswelt.
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FAQ - häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Trustlog und Bürgschaften.
Können Bürgschaften digital rechtssicher ausgestellt werden? Bedürfen Sie nicht der Schriftform?
Bei den an Trustlog angeschlossenen Bürgen handelt sich um Kaufleute. Diese dürfen laut § 350 S. 2 HGB Bürgschaften in beliebiger Form, also auch rein digital oder sogar mündlich und ohne Unterschrift, abgegeben. Die Vorschriften des § 766 BGB zur Schriftform einer Bürgschaftserklärung finden keine Anwendung. Genau dies macht sich Trustlog zunutze. Über die Plattform erhalten Gläubiger die Möglichkeit, Bürgschaften mit bestimmten Bürgen rein digital abzuschließen.
Wünschen Sie eine ausführliche rechtliche Einschätzung einer renommierten Kanzlei zum Schriftformerfordernis digitaler Bürgschaften, kontaktieren Sie uns gern über unser Kontaktformular.
Welche Bürgschaftsarten werden in Trustlog unterstützt?
Es werden derzeit alle für den Bau wesentlichen Bürgschaftsarten unterstützt: Ausführungsbürgschaften, An- und Vorauszahlungsbürgschaften, Mängelansprüchebürgschaften und Vertragserfüllungsbürgschaften. Die Plattform wird stetig weiterentwickelt, so dass in Zukunft auch weitere Bürgschaftsarten unterstützt werden.
Ist für jedes Unternehmen unserer Firmengruppe ein separater Vertrag mit Trustlog abzuschließen?
Bei Firmengruppen wird in der Regel mit der Muttergesellschaft oder dem Hauptunternehmen der Vertrag geschlossen. Alle weiteren Unternehmen der Gruppe werden über entsprechende Vollmachten eingebunden, so dass Sie die Bürgschaften aller Unternehmen oder Niederlassungen über einen Account verwalten können.
Welche Geschäftsvorfälle zu einer Bürgschaft können über die Plattform abgebildet werden?
Mit Trustlog werden die wesentlichen Geschäftsvorfälle mit einer Bürgschaft digital unterstützt. Dies inkludiert den Erhalt von digitalen Bürgschaften von angebundenen Bürgen, deren Prüfung, Annahme und auch Korrekturanforderung. Auch eine (Teil-) Enthaftung und die Initialisierung einer Inanspruchnahme ist möglich. Sämtliche Aktionen in der Plattform werden revisionssicher protokolliert und sind jederzeit transparent über die Historie nachvollziehbar.
Ab wann ist eine digitale Bürgschaft über die Plattform gültig?
Sobald Sie die Bürgschaft geprüft und akzeptiert haben, ist der Bürgschaftsvertrag über die Plattform geschlossen und die digitale Bürgschaft ist rechtsgültig. Ihre Auftragnehmer werden übrigens automatisch über die Bürgen informiert, wenn es Korrekturanforderung geben sollte oder die Bürgschaft akzeptiert wurde.
Müssen unsere Auftragnehmer ebenfalls an Trustlog teilnehmen, damit wir digitale Bürgschaften erhalten können?
Nein! Ihre Auftragnehmer können wie gewohnt Bürgschaften bei den Bürgen Ihrer Wahl beantragen. Da Trustlog mit den Systemen der Bürgen technisch verbunden sind, können wir sicherstellen, dass Sie stets digitale Bürgschaften erhalten - egal ob Ihr Auftragnehmer Bürgschaften per Fax, E-Mail oder im Kundenportal des Bürgen beantragt.
Müssen wir unsere Auftragnehmer darüber informieren, dass wir die Bürgschaften zukünftig digital erhalten?
Auftragnehmer werden bei der Bürgschaftsbeantragung darauf hingewiesen, dass Sie - als registrierter Nutzer - Bürgschaften digital erhalten möchten. Ihren Auftragnehmern wird zudem auch automatisch der von Ihnen entsprechend hinterlegte Bürgschaftstext vorgeschlagen. Selbstverständlich können Sie Ihre Auftragnehmer aber auch zusätzlich gern direkt informieren.
Können wir die digitalen Bürgschaften auch in unseren eigenen IT-Systemen verwalten?
Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie sämtliche Baubürgschaften digital erhalten, welche von der Atradius Kreditversicherung, ERGO Versicherung AG, Gothaer Allgemeine Versicherung AG, R+V Allgemeine Versicherung AG, VHV Allgemeine Versicherung AG und Württembergische Versicherung AG für Sie als Bürgschaftsbegünstigter ausgestellt werden. Parallel dazu laufen bereits intensive Gespräche mit weiteren Bürgen. Unser Ziel ist es, Ihnen die digitale Verwaltung aller Bürgschaften zu ermöglichen, welche Sie erhalten, unabhängig von welchem Bürgen diese ausgestellt werden. Dies werden wir Ihnen Schritt für Schritt ermöglichen.
Werden wir über den Ablauf von Bürgschaften seitens Trustlog informiert?
Da Trustlog insbesondere bei unbefristeten Bürgschaften keine gesicherte Kenntnis über die Laufzeit hat, erfolgt keine automatisierte Information. Sie können sich aber selbstständig eine Erinnerung an der Bürgschaft setzen und sich zur Prüfung an einem von Ihnen gewählten Stichtag erinnern lassen. Die Bürgschaftsrückgabe erfolgt im Übrigen ausschließlich durch Ihre ausdrückliche Aktion und niemals automatisiert.
Wie erfahren wir, dass wir eine digitale Bürgschaft erhalten haben?
Sobald eine digitale Bürgschaft in Trustlog für Sie bereitsteht, werden Sie hierüber per E-Mail informiert. Sie können sich dann direkt in die Plattform einloggen und die Bürgschaft prüfen. In der Plattform wird zudem eine Aufgabe erstellt, wenn Sie eine neue Bürgschaft zur Prüfung erhalten haben.
Wie hoch ist der IT-Aufwand, damit wir die Plattform nutzen können?
Eine Software-Installation ist nicht erforderlich, Sie benötigen zur Nutzung der Plattform lediglich einen aktuellen Browser (Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Safari) und Internetzugriff. IT-Aufwände für die Einführung oder Nutzung von Trustlog fallen daher in der Regel nicht an.
Was ist zu tun, wenn eine Bürgschaft fehlerhafte Angaben (falscher Betrag, falsche Auftragsbeschreibung o.ä.) enthält?
Fehlerhafte Bürgschaften können Sie über Trustlog zurückgeben und im selben Schritt den Bürgen zur entsprechenden Korrektur auffordern. Die Korrekturwünsche werden direkt an den Bürgen übermittelt und an Ihren Auftragnehmer weitergegeben. Das Erstellen von Anschreiben oder der Rückversand einer fehlerhaften Bürgschaft per Post entfallen somit komplett.
Kann ich auch Bürgschaften nach meinem eigenen Muster / Textvorgabe erhalten?
Sie können für jede Bürgschaftsart auswählen, nach welcher Vorlage Sie digitale Bürgschaften wünschen. Entweder nutzen Sie die Funktion, Ihre eigenen Bürgschaftsvorlagen hochzuladen. Alternativ können Sie natürlich auch öffentliche Texte (z.B. nach EFB, KEV, HVA) oder die Standardtexte der Bürgen nutzen. Die von Ihnen ausgewählte Vorgabe wird automatisch als präferierte Vorgabe für Ihre Auftragnehmer bei den angebundenen Bürgen hinterlegt.
Sollten Sie eine Antwort nicht finden können, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Gern gehen wir in einem persönlichen Telefonat auf Ihre Fragen ein.